Das Verbandbuch: Pflicht seit Jahrzehnten
§24 Abs. 6 SGB VII verpflichtet Arbeitgeber, jede Erste-Hilfe-Leistung und jeden Arbeitsunfall zu dokumentieren. Im Alltag passiert das typischerweise in einem Ordner oder Heft — dem klassischen Verbandbuch. Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre.
Das DSGVO-Problem
Das Papier-Verbandbuch wird an einem zentralen Ort aufbewahrt (oft in der Erste-Hilfe-Station oder beim Sicherheitsbeauftragten). Wer einen neuen Eintrag anlegt, sieht alle vorherigen Einträge — inkl. Name, Verletzung, Hergang. Das betrifft:
- Krankheitsdaten Dritter (sensible personenbezogene Daten nach Art. 9 DSGVO)
- Gesundheitsdaten mit besonderem Schutzbedarf
Der Zweckbindungsgrundsatz (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO) wird verletzt: die Daten sind für den konkreten Vorfall erhoben, nicht um allen Ersthelfern zur Einsicht vorzuliegen.
Auch die Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) leidet: jeder Blick ins Verbandbuch offenbart mehr als nötig.
Wie Aufsichtsbehörden das sehen
Die bayerische Datenschutzaufsicht (BayLDA), der Landesbeauftragte für Datenschutz Baden-Württemberg und andere Behörden haben 2022 und 2023 offen empfohlen: Papier-Verbandbücher ersetzen oder zumindest entsprechend absichern. Durchsuchbare Aufzeichnungen sind die Norm geworden.
Digitale Lösungen — wie es richtig geht
Ein DSGVO-konformes Verbandbuch …
- zeigt jedem Nutzer nur den eigenen Eintrag und/oder aggregierte Statistiken
- verschlüsselt die Daten at-rest und in-transit
- erfüllt die Löschpflicht (automatische Löschung nach 5 Jahren)
- dokumentiert Zugriffe (Audit-Trail)
- ermöglicht automatische BG-Meldung bei meldepflichtigen Unfällen
Genau diese Anforderungen erfüllt unsere Verbandbuch-App — Release für 2026 geplant.
Was Sie bis dahin tun können
- Einträge anonymisieren. Verletztendaten in einer separaten, verschlossenen Akte; im sichtbaren Verbandbuch nur Datum + „Erste Hilfe geleistet".
- Zugriff beschränken. Nur Ersthelfer und SiFa dürfen das Buch einsehen.
- Verschlossen aufbewahren. Schrank mit Schlüssel, nicht offen am Empfang.
- Aufbewahrungsfrist überwachen. 5 Jahre nach Eintrag löschen.
Meldepflicht nicht vergessen
Unfälle mit mehr als 3 Tagen Arbeitsunfähigkeit sind meldepflichtig bei der Berufsgenossenschaft (§193 SGB VII). Die Meldung erfolgt binnen 3 Tagen. Wird vergessen? Regress-Risiko im Schadensfall.
Fazit
Das Papier-Verbandbuch ist eine Altlast, die zunehmend in Konflikt mit der DSGVO gerät. Digitale Lösungen sind nicht nur rechtssicherer, sondern auch praktikabler — weil Auswertung und Meldepflicht automatisch funktionieren. Wer heute neu aufsetzt, setzt digital auf.