Entscheidend ist der geschützte Prozess

Erste-Hilfe-Leistungen müssen dokumentiert werden, auch wenn die Verletzung zunächst gering erscheint. Grundlage ist § 24 Absatz 6 DGUV Vorschrift 1. Die Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren und vor unbefugter Einsicht zu schützen. Die DGUV nennt sowohl Papierunterlagen als auch die elektronische Dokumentation unter geeigneten Bedingungen. DGUV: Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen

Papier ist deshalb nicht grundsätzlich unzulässig. Ein offen ausliegendes, ausgefülltes Verbandbuch ist aber kein geeigneter Weg, sensible Einträge vertraulich zu halten. Bei einem Meldeblock können ausgefüllte Blätter einzeln geschützt abgelegt werden; ein gebundenes Buch muss entsprechend gesichert werden. DGUV: Meldeblock oder Verbandbuch

Was in den Eintrag gehört

Halten Sie den Vorfall und die Hilfeleistung nachvollziehbar auseinander. Benötigt werden insbesondere Angaben zur betroffenen Person, zum Hergang, zu Zeitpunkt und Ort, zur Verletzung oder Erkrankung sowie zur geleisteten Hilfe und den beteiligten Personen. Die DGUV erläutert diese Angaben und die Anforderungen an die vertrauliche Verarbeitung in ihren Fragen zur Ersten Hilfe.

Für Ihren Ablauf sollten vier Fragen geklärt sein:

  1. Wie erreicht die meldende Person das Formular?
  2. Wer darf den Eintrag sehen und Rückfragen bearbeiten?
  3. Wo werden Unterlagen und exportierte Dateien geschützt aufbewahrt?
  4. Wer überwacht Aufbewahrung und datenschutzgerechte Löschung?

Digital mit Verbandbuch.org arbeiten

Verbandbuch.org ist verfügbar und kostenlos nutzbar. Ein Standort-QR-Code führt zur Meldung ohne Mitarbeiterkonto. Berechtigte Rollen bearbeiten Einträge; Berichte können als PDF exportiert werden. Die Demo auf der Produktseite verwendet ausschließlich fiktive Angaben.

Eine heruntergeladene Datei liegt außerhalb der Zugriffskontrolle der Anwendung. Legen Sie deshalb auch für PDFs einen geschützten Ablageort und klare Zuständigkeiten fest.

Ein Eintrag ist keine Unfallanzeige

Verbandbuch.org versendet keine automatische Unfallanzeige an eine Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse. Prüfen Sie eine gegebenenfalls erforderliche Anzeige separat und verwenden Sie die vorgesehenen Meldewege Ihres Unfallversicherungsträgers. Verbandbuch.org: Funktionen und häufige Fragen